Las instituciones en general implementan sistemas de información que se encargan de recolectar datos sin poner atención a los procesos que intervienen en la lógica de su negocio. Para mostrar la importancia de los procesos empresariales, se construye un sistema de información BPM en la web, para la gestión de vehículos de la empresa pública ecuatoriana MAGAP con su sede en la provincia del Cañar. En este artículo se presenta una solución BPM libre y de código abierto, el cual sirve como instrumento para resolver un problema de gestión, controlando, monitoreando y gestionando los procesos de negocios.

Palabras clave: Procesos, BPM, Web, Código Abierto.

Institutions generally implement information systems that are responsible for collecting data without paying attention to the processes involved in the logic of their business. To show the importance of business processes, a BPM information system is built on the web for the management of vehicles of the Ecuadorian public company MAGAP with its headquarters in the province of Cañar. This article presents a free and open source BPM solution, which serves as an instrument to solve a management problem, controlling, monitoring and managing the business processes.

Key words: Processes, BPM, Web, Open Source.

El Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca del Ecuador (MAGAP) para el desarrollo y cumplimiento de las actividades diarias requiere de la movilización de sus funcionarias/os mediante el uso de vehículos. Estas actividades se desarrollan principalmente en el área rural, el automóvil es el vehículo principal para llevar sus servicios a las comunidades.

En este contexto, la gestión de los vehículos se realiza mediante el manejo de órdenes de combustible, órdenes de movilización y actas de entrega-recepción. El registro de estos procesos se lleva a cabo mediante el uso de plantillas y hojas de cálculo; la información registrada en estos formatos es enviada al Departamento de informática para obtener los siguientes reportes: recorrido total de los vehículos, consumo de combustible en galones, rendimiento total de kilómetros recorridos respecto a consumo de combustible en galones e informes de mantenimiento a las unidades.

Actualmente el desarrollo de estos procesos es deficiente porque en el Departamento de informática, la consolidación de la información de las fichas y hojas se realiza de forma manual. Además no existe un control adecuado de los procesos realizados, y se necesita de un gran espacio físico para almacenar todas las fichas generadas.

El MAGAP dispone de un sistema de información con funciones limitadas que no comprende a estos requerimientos debido a que no es una herramienta adecuada para la gestión de procesos. Como alternativa para el manejo de procesos existen los denominados Gestores de Procesos de Negocios (BPM, por sus siglas en inglés), que han sido utilizados en otras áreas para mejorar los procesos, se detallan a continuación.

El Centro de investigación público brasileño implementó BPM¹ afrontó varios cambios en la etapa desarrollo. El autor de este documento siguió la aplicación de BPM, en el Centro de investigación durante 33 meses y puede determinar que dicho centro se encuentra en un nivel intermedio de implementación de BPM.

La División Política Electoral (Divipol) de Colombia², implementó BPM para transparentar y mejorar el proceso de producción de papeletas para las elecciones regionales y nacionales de Colombia. En anteriores elecciones, las agencias gubernamentales de Colombia y sus proveedores de producción no poseían suficiente transferencia en la propia producción y suministro de las papeletas. El objetivo fue eliminar los errores de computación, contabilidad e impresión; acelerar el tiempo de entrega; y reducir los costes de producción mediante un BPM, por lo que creó un proceso automatizado para cada lote de papeletas a medida que eran transportadas desde la planta hasta la cabina electoral.

La empresa de petróleos Schneider Electric³, optimizó su programa de servicios mediante el desarrollo de herramientas BPM para mejorar el desempeño de la compañía en dos áreas: la optimización de pozos y el mantenimiento de compresores. Actualmente, la organización tiene una plataforma flexible para rastrear y solucionar problemas en trabajos de servicio, garantizando que las reparaciones se registren, comuniquen y resuelvan correctamente.

Una vez que se ha evidenciado el mejoramiento de los procesos en otras áreas, este trabajo propone implementar una herramienta BPM para la gestión automatizada de los procesos en el manejo de los vehículos del MAGAP, para que esta tarea se realice de forma eficaz y eficiente.

Además se pretende que la implementación del BPM se pueda replicar en empresas públicas y privadas, ya que a diferencia de los sistemas de información tradicionales basados en la gestión de datos, dichos sistemas se especializan en la gestión de procesos de negocio que permiten a las organizaciones: modelar, desarrollar y gestionar procesos de negocio complejos que incluyen la gestión de su organización^4,5.

La implementación del BMP para la gestión de vehículos del MAGAP, se realiza de acuerdo al estándar (BPMN 2.0)⁶, para lo cual se llevaron a cabo las siguientes actividades: (1) se realiza un levantamiento los detalles de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de los procesos, mediante el planteamiento de escenarios; (2) se crearon los modelos correspondientes a cada proceso; (3) se determinó la herramienta a utilizar y su arquitectura y (4) se implementaron cada uno de los procesos utilizando la herramienta seleccionada.

A continuación, se describe un escenario común para la generación de una orden de combustible y posterior utilización de un vehículo: un conductor recibe una orden de trabajo para transportar abono orgánico a una comunidad rural para lo cual se le asigna un vehículo, si este carece de combustible, el conductor tiene que generar una orden de combustible dirigida al director financiero de la institución y esperar la resolución de aprobación. En caso de ser aprobada, el conductor tiene que realizar una orden de movilización en la que explica las razones de uso del vehículo y debe esperar la orden de aprobación del director administrativo. Una vez que la orden de movilización ha sido aprobada, el conductor realiza la entrega del abono a la comunidad para luego regresar a la institución donde tendrá que realizar un acta de entrega-recepción del vehículo y esperar la aprobación del director administrativo. Esta actividad se lleva a cabo para cada uno de los procesos.

Una vez identificados los procesos se realiza un modelo para proceder a determinar la arquitectura que permita implementar los procesos para la gestión de los vehículos. En la Figura 1 se muestran los tres componentes que conforman la arquitectura del sistema y que se detallan a continuación.

Figura 1. Arquitectura del sistema Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016

En esta sección de la arquitectura, se modela y crea la lógica de los procesos institucionales de orden de combustible, orden de movilización y actas de entrega-recepción de vehículos. Estos procesos se modelan con la notación BPMN 2.0 y se implementan con el software BPM Bonitasoft (http: //www.bonitasoft.com). Esta herramienta permite modelar y automatizar los procesos de negocios.

Proceso de Orden de combustible

La Figura 2 muestra el diagrama de procesos de la solicitud de orden de combustible. El proceso inicia con un actor que solicita combustible, posteriormente, otro actor valida el formulario. En caso de aprobación de la orden, de forma automática se envía un reporte al solicitante para su impresión, caso contrario se le envía una notificación de petición negada concluyendo el proceso.

Figura 2. Diagrama de procesos orden combustible Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016

Proceso de orden de movilización. El diagrama de procesos de orden de movilización se presenta en la Figura 3: el proceso inicia con un actor que solicita movilizarse y otro, valida el formulario. En caso de aprobar la orden, de forma automática se envía un reporte al solicitante para su impresión, caso contrario se le envía una notificación de petición negada y concluye el proceso.

Figura 3. Diagrama de procesos orden de movilización Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016 .

Proceso de acta de entrega y recepción

En la Figura 4, se muestra el diagrama de procesos de la solicitud de orden de movilización. El proceso inicia con un conductor que solicita movilizarse y un director valida el formulario. En caso de aprobar la orden, de forma automática se envía un reporte a despachador para su impresión, caso contrario se le envía una notificación de petición negada y concluye el proceso.

Figura 4. Diagrama de procesos orden de movilización Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016

Servicios

En esta sección de la arquitectura se utiliza un servidor web construido sobre un servidor de aplicaciones ApacheTomcat, que se encarga de gestionar los requerimientos de los usuarios, y encaminarlos hacia la sección de los procesos; además gestiona el almacenamiento de información en la base de datos relacional MySql. Dependiendo del servicio que se requiera, el servidor se encarga de conectar las necesidades del usuario con la lógica del negocio implementada en la capa de procesos, y siempre almacenando esta interacción con una base de datos relacional.

Vista

La aplicación web ofrece modelos de visualización que permiten recoger información relevante de la lógica de los procesos, además de navegar, monitorear y descubrir el estado del proceso. De esta manera, la aplicación web permite interactuar e informar a los actores del sistema una serie de rutas que posibilitan el descubrimiento de nueva información a través de las visualizaciones disponibles.

El sistema de visualización está construido con un modelador de formularios web, basado en la herramienta BonitaSoft; de esta manera, se dispone de una plataforma integral para el manejo del sistema de control vehicular del MAGAP del Cañar.

La implementación y puesta en marcha del sistema ha generado resultados que se describen a continuación: el sistema presenta la información a través de su interfaz de usuario accesible desde un navegador web que incluye diferentes modelos de visualización. En el siguiente apartado se ejemplifica, el seguimiento del proceso de orden de combustible para un actor despachador.

El funcionario debe acceder a la página web de la institución y digitar sus credenciales de acceso para consumir los recursos disponibles. Para este ejemplo, el usuario “Omar Javier” procede a generar una orden de combustible como se muestra en la Figura 5. y enviar la solicitud para que esta sea revisada y validada.

Figura 5. Interfaz web orden de combustible Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016

Una vez que la solicitud de orden de combustible se envía, el proceso empieza a fluir y sigue la lógica del proceso, por ello, el administrador de la institución puede monitorear y dar seguimiento al proceso. En la Figura 6, se muestra un árbol de la interacción del proceso “orden de combustible” y como se generó la lógica del proceso.

Figura 6. Seguimiento del procedo orden de combustible Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016

Estadísticas del uso del sistema

El sistema BPM implementado en el MAGAP desde el 6 de junio del 2016 hasta 6 de febrero del 2017 muestra las siguientes estadísticas:

Tabla 1. Estadísticas de uso de proceso por caso cerrado o abierto Fuente: Sebastián Quevedo y col. 2016

En este trabajo se presenta un sistema integral que permite automatizar y gestionar los procesos en la gestión de vehículos del MAGAP del Cañar. Como resultado, la aplicación permite modelar, construir, conectar, actualizar y gestionar los procesos de negocio que son presentados mediante modelos con vista amigable y fácil de utilizar.

Un aporte significativo a través de este trabajo es mostrar a las instituciones que un sistema basado en procesos significa mirar más allá de la recolección de datos, permitiéndoles descubrir el modelo de sus procesos y como mejorarlos gracias a la gestión de los mismos.

Otra contribución importante, es que la arquitectura de este sistema se construyó con herramientas libres y de código abierto que permite reducir la implementación, operación y mantenimiento de este tipo de sistemas.

Como trabajos futuros se plantea mejorar el sistema, con la implementación de nuevos procesos empresariales y escalar todo el modelo de negocios del MAGAP del Cañar con el BPM.

1. SINCLAIR, David and ZAIRI, Mohamed. Business Process Management Journal. 1997. 1995. No. 2, p. 1–5.
2. BONITASOFT. Reducir los costes y el fraude en el proceso electoral|Open Source Workflow & BPM software. 2015 [online]. 2014.[fecha de consulta:5 de febrero de 2015]. Disponible en: http://es.bonitasoft.com/ecosistema/referencias-de-clientes/reducir-los-costes-y-el-fraude-en-el-proceso-electoral
3. BIZAGI. Servicios y Energia Empresa Lider en Petroleos. [online]. 2015. [fecha de consulta:25 de abril de 2017]. Disponible en: http://www.bizagi.com/es/clientes/casos-de-estudio/servicios-y-energia-empresa-lider-en-petroleos
4. INTELIGENCIA, La and BUSINESS, De Negocios. Boletín de Asesoría Gerencial * Contenido. 2008. No. 10.
5. ODEMILSON, Fernando Sentanin, ALMADA SANTOS, Fernando César and JABBOUR, Charbel José Chiappetta. Business process management in a Brazilian public research centre. Business Process Management Journal 2008. Vol. 14, no. 4, p. 483–496.
6. OBJECT MANAGEMENT GROUP. BPMN 2.0. [online]. [fecha de consulta: 12 Julio del 2017]. Disponible en: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/